Empresas devem adiar suas assembleias ou optar pela modalidade online?

Especialistas em Direito Societário respondem às principais dúvidas sobre a MP 931/2020

Entre as muitas novidades legais de exceção, adotadas pelo Governo Federal em meio ao cenário de pandemia mundial causada pela Covid-19, está a possibilidade de realização online ou de adiamento das assembleias ordinárias pelas empresas de sociedade anônima ou sociedade limitada. A Medida Provisória nº 931, editada no dia 30 de março, como outras tantas novas regras, gerou muitas dúvidas.

No último dia 6, venceu o prazo da consulta pública aberta pelo Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI) para sugestões e críticas à proposta de Instrução Normativa que vai disciplinar as assembleias virtuais. Também ontem, a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) lançou audiência pública para implementação das assembleias digitais, com prazo de consulta até a próxima segunda-feira (13). As novas regras da CVM devem ser estabelecidas no dia 20 de abril.

Convidamos os advogados Gabriel Zugman e Enricco Crisostomo Pasquali, da Domingues Sociedade de Advogados, especialistas em Direito Societário, para responderem às principais perguntas que surgiram na primeira semana de vigência da MP 931/2020.

Hoje, qual o melhor caminho para as empresas: adiar assembleias ou optar pelo modelo online?

Embora a MP nº 931/2020 tenha autorizado a realização das assembleias ou reuniões virtuais, é recomendável, pelo menos por enquanto, que as empresas aguardem a devida regulamentação do DREI (para sociedades limitadas e companhias fechadas) e da CVM (para companhias abertas) sobre o tema, principalmente pelo fato de que as empresas ainda não têm o conhecimento de todas as cautelas e formalidades que devem ser observadas com o novo procedimento. O DREI já elaborou minuta (provisória) de Instrução Normativa disciplinando sobre as assembleias virtuais e publicou edital de consulta pública para que todos os interessados se manifestassem, com críticas e sugestões para o aperfeiçoamento do texto, até o, dia 6 de abril de 2020. A CVM, por sua vez, já se manifestou no sentido que a disponibilização das assembleias de modo totalmente digital é a sua prioridade após a edição da MP. Após a regulamentação pelos órgãos, será possível avaliar, juntamente com as necessidades particulares de cada empresa e questões de praticidade, se a melhor saída será a realização da assembleia virtual ou a opção pelo seu adiamento. No entanto, uma coisa é certa: diante da situação de calamidade pública instalada pela COVID-19, é certo que muitas empresas precisarão tomar crédito público ou privado para continuidade de suas operações e ter as contas em dia é uma das exigências dos credores.

Quem deve adiar e quais os riscos?

As empresas que não pretenderem tomar crédito ou cuja dinâmica dificultar a modalidade online, como por exemplo empresas fechadas com muitos sócios ou sócios sem familiaridade com as ferramentas de videoconferência. Se a aprovação de contas já não atrapalhar a empresa na tomada de decisões, o adiamento é uma possibilidade. Nessa análise, é importante priorizar o interesse social, visando atender, da melhor forma, os anseios dos sócios, acionistas, investidores, credores e stakeholders em geral, além, é claro, da situação econômica da empresa, principalmente diante da crise que estamos vivenciando. Quanto aos riscos pelo simples adiamento da assembleia ou reunião, principalmente em relação à eventual responsabilização dos administradores que antes havia, pode-se dizer que as empresas agora conquistaram a almejada segurança jurídica com a MP, de modo que as Juntas Comerciais ficarão obrigadas ao arquivamento das respectivas atas se realizadas dentro do novo prazo. Todavia, faz-se necessário acompanhar o processo legislativo da MP para que eventuais alterações na redação e seus respectivos efeitos no tempo sejam devidamente verificados até sua final sanção, quando houver.

Quem deve realizar assembleia online e quais os cuidados necessários?

Empresas com um número menor de sócios ou acionistas terão maior facilidade para conduzir a assembleia de forma virtual, por questões práticas. Para isso, espera-se que os órgãos não exijam muita burocracia para implementação da modalidade online. O sistema eletrônico deverá garantir, em boa medida, a segurança, confidencialidade das matérias tratadas, transparência de informações e confiabilidade para a perfeita validade do conclave. E, obviamente, deve viabilizar que todas as formalidades legais vigentes sobre instalação, convocação e deliberação do conclave sejam respeitadas (por exemplo prazos para convocação, disponibilização dos documentos para a tomada de contas e posterior arquivamento da ata na Junta Comercial). O formato online não pode prejudicar os direitos dos acionistas de votar, manifestar opiniões e apresentar protestos.

No modelo online a conexão dos acionistas pode comprometer o entendimento e até mesmo a votação. O que fazer nesses casos?

Recomenda-se que a própria empresa disponibilize pelo menos um técnico de tecnologia ou alguém que fique responsável por verificar que todos os participantes do conclave (sócios, acionistas, auditores, conselheiros e outros) possuam condições para participar e votar a distância no conclave, dando o devido suporte técnico, em tempo real, durante a deliberação, caso haja qualquer comprometimento com a conexão e o perfeito entendimento de todos na assembleia. A empresa deve se certificar de que todos os participantes tiveram ampla visualização de todas as informações e efetivamente participaram da assembleia, o que pode ocorrer mediante termo de aceitação dos participantes, evitando futuros questionamentos do conclave realizado. Por fim, a empresa deverá manter arquivados todos os atos relativos ao conclave pelo prazo que vier a ser estipulado pelo DREI e CVM.  

Após uma assembleia online será necessária a assinatura de todos em documento online? Como se dará o controle e comprovação de presença e anuência das decisões tomadas?

Sim, o sistema virtual deverá disponibilizar ambiente para que o sócio ou acionista, pessoalmente ou por meio de representante, registre a sua presença, que poderá ser feito preferencialmente por meio de assinatura eletrônica realizada com certificado digital ou por qualquer meio de comprovação de autoria e integridade de documento em forma eletrônica. A fim de conferir segurança, o sistema deverá disponibilizar acesso restrito para aqueles devidamente credenciados, mediante comprovação da condição de sócio ou acionista. Isso supriria a exigência legal de ”registro de presença em livro próprio”. Assinado o livro de presenças, o sócio ou acionista deverá receber uma senha para entrar na videoconferência e acompanhar os trabalhos conduzidos pela mesa, em que serão deliberadas as ordens do dia. Uma vez lavrada a ata da assembleia ao final da videoconferência e aprovada por todos (ou pelo quórum necessário para aprovação das respectivas matérias), será disponibilizada a assinatura digital dos sócios ou acionistas concordando com a aprovação, mais uma vez e no mesmo ambiente outrora disponibilizado para registro das presenças. Após isso, caberá à administração extrair a certidão da ata, assinada eletronicamente e autenticada pelo Presidente e Secretário da assembleia, para apresentação ao registro na Junta Comercial, conforme exige a legislação societária.